ניהול נוכחות

חילן נוכחות ניהול נוכחות

לחילן ניסיון רב שנים ביישום מערכת נוכחות (תוכנה לחישוב שעות עבודה) במאות ארגונים ממגזרים שונים וכן במתן פתרונות לאוכלוסיות שונות ומורכבות כגון עובדי משמרות, עובדי הוראה, עובדי קבלן, עובדי סיעוד, אחיות ועוד. נתוני הנוכחות, השכר ומשאבי האנוש מנוהלים במערכת אינטגרטיבית מלאה, על בסיס נתונים אחד ובכך מאפשרת לארגונים ערך מוסף משמעותי:

  • עובד מוזן פעם אחת בלבד למאגר נתונים מרכזי ומשולב, ללא ממשקים.
  • השכר, הנוכחות והסכמי התעסוקה מוגדרים בחוקה ארגונית אחידה
  • אמת ארגונית אחת - מחולל דוחות הנשען על מאגר נתונים משולב נוכחות, שכר ומשאבי אנוש.
  • פיצול תקציבי מדויק - הנוכחות מעבירה שעות עבודה בפועל ברמה של סעיף תקציבי לצורך חישוב העמסות בשכר. חישוב העמסות בשכר ופיצולים תקציביים יבוצע בהתאם לדיווח השעות בנוכחות.
  • סימולציה - אפשרות לשנות נתוני תשלום בנוכחות ולבדוק את השפעתם על השכר.
  • אינטגרציה מלאה בתהליכי שכר ונוכחות:
    • שינוי בשעות התקן של העובד בנתוני הנוכחות בהתאם להגדרת אחוז המשרה של העובד בנתוני השכר.
    • כתוצאה מדיווח ילד במערכת הנוכחות, תופחת אוטומטית שעת הנקה משעות התקן של העובדת וכעבור תקופה אשר תוגדר מראש יוחזר הסכם העסקתה של העובדת באופן אוטומטי להסכם המקורי.
    • בהתאם לשינוי מעמד של העובד במערכת השכר ישתנה הסכם התעסוקה שלו. דוגמה: בעקבות מעבר העובד מעובד זמני לעובד קבוע ישתנה הסכם העסקתו מעובד שעתי לעובד חודשי.
    • הגבלת מכסת שעות נוספות גלובליות משפיעה הן על אופן ניהול הסכם התעסוקה בהיבט הנוכחות והן על אופן השפעתה בחישוב שכרו של העובד.
    • תיקון בעל השפעה רטרואקטיבית בנוכחות ישפיע על אופן חישוב השכר כולל חישוב הפרשים בחודש הנוכחי. לדוגמה עדכון רטרו בנוכחות ישפיע על אופן צבירת המכסות לצורך ניהול ההיעדרויות. בנוסף מערכת הנוכחות תדע לחייב ולזכות את הסעיפים התקציביים שבגינם בוצע השינוי רטרואקטיבית.
    • הצלבה מלאה בין נתוני השכר לנתוני הנוכחות על מנת לוודא ששודרה תביעה לביטוח לאומי. מערכת השכר בודקת דיווחי מילואים של מערכת הנוכחות ומוודאת ששודרה תביעה. תהליך אוטומטי זה מונע טעויות היכולות להגיע לעשרות אלפי שקלים בחודש של תביעות מילואים שלא יצאו מהמערכת מסיבות שונות.
    • הקפאת עובד - עבור יציאות אשר דווחו לחל"ד וחל"ת במערכת הנוכחות, יבוצע החישוב בהתאם באופן אוטומטי במערכת השכר. בהתאם לעדכון סטטוס הקפאת העובד במערכת הנוכחות לא יחושב לעובד שכר לתקופה זו.
  • מערכת סינרגטית לתיק העובד ונתוני השכר
  • תמיכה שוטפת ע"י מומחי הנוכחות של חילן
  • ניסיון מוכח מול מאות ארגונים

מערכת הנוכחות הוותיקה והמתקדמת של חילן פוטרת את העוסקים בתחום הנוכחות מהמרדף אחר נתונים, ממחלוקות וסוגיות של אמינות, מהזנת נתוני השעות, מהקלדות מפרכות ומבזבוז הנובע מעדכון נתוני נוכחות זמן רב לאחר שנשכחו. חילן נוכחות יעילה במיוחד בניתוח, מניעה והצגה של חריגות ואי התאמות ביחס לסוגיות שונות הנובעות מדיווחי הנוכחות כגון ימי חופשה ומחלה, שעות נוספות, נוכחות באתרים מרוחקים, שעות כוננות ועוד.


מערכת הנוכחות של המתקדמת של חילן מהווה פתרון רב עוצמה לניהול נוכחות ומכילה:

  • חוקה מתקדמת של הגדרת הסכמי נוכחות אשר מפחיתה בהיקף משמעותי את מספר הסכמי הנוכחות בארגון ומקלה על תחזוקתם.
  • חישוב נוכחות בהתאם להגדרות הרגולציה והחוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
  • ניתוח של נתוני הנוכחות של העובד ברמות שונות – רמת הארגון, האוכלוסייה והעובד הבודד. 
  • ניתוח רטרואקטיבי של נתוני הנוכחות - כולל יצירה אוטומטית של הפרשים ללא כל צורך במעורבות המשתמש.
  • תמיכה בניהול מכסות וניצולי היעדרות מסוגים שונים.
  • דוחות בקרה וניהול מגוונים המשולבים עם נתוני שכר ומשאבי אנוש. 
  • תמיכה בלוח חגים וימי השבתון של כלל הדתות.
  • תמיכה בהגדרת מכסת שעות נוספות ברמת העובד או ברמת היחידה הארגונית ברזולוציה יומית, שבועית או חודשית. 
  • תמיכה באיסוף שעות ממגוון אמצעים כגון שעוני נוכחות, דיווח מטלפון נייח, דיווח מטלפון נייד, שעון אינטרנטי ועוד. 
  • תהליך עבודה שלם באמצעות פתרון דיווח נוכחות באינטרנט וב-Mobile.


צוות מקצועני הנוכחות של חילן בעלי ניסיון עשיר ורב שנים מול ארגונים מגוונים ומציע ערך מוסף משמעותי:

  • Best Practice - היכרות עם תהליכי עבודה ופתרונות שונים שבנתה חילן עבור לקוחותיה.
  • Benchmark למדיניות נוכחות אשר הוגדרה על ידי ארגונים דומים מאותו מגזר.
  • בקיאות עמוקה בדרישות החוק, ההסכמים ועוד.
  • כתיבת מסמך איפיון מפורט ומקיף לחוקת הנוכחות והסכמי הנוכחות.
  • תמיכה שוטפת בשינויים כגון שינויי סמלים, עדכוני הסכמים, הפקת דוחות מורכבים ועוד.

מערכת הנוכחות מציעה חיבור הדוק לחילן BI על מנת להציג תובנות שונות להנהלת הארגון בתחום ניתוח שעות העבודה - ניתוח שעות נוספות, מחלות, יתרות היעדרות, עומס עובדים ועוד.