חילן נוכחות סידור עבודה

חילן מציעה מערכת סידור עבודה (תוכנה לסידור עבודה) אשר מאפשרת לארגונים חסכון כספי ושומרת כי לא תהיה חריגה מתקנות וחוקי העבודה הרלוונטיים. התוכנה מייצרת סידור עבודה אופטימלי תוך התחשבות באילוצי הארגון אל מול זמינות העובד, העדפותיו וכישוריו למלא את המשימות הדרושות. המערכת יעילה במיוחד בטיפול בסידור עבודה מורכב עבור גופים כמו בתי מלון, בתי חולים, מפעלי תעשייה, מוקדי שירות ועוד.

מערכת סידור העבודה של חילן מהווה אמצעי בקרה זמין בכל עת למנהלי הארגון ומאפשרת פיקוח מיידי על ההתאמה בין התכנון לדווח השעות במערכת הנוכחות של חילן. החיבור בין מערכת סידור העבודה למערכת השכר של חילן מעניק כוח בקרה וכלי ניהולי מתקדם להשגת יעילות בשיבוץ העובדים בחברה מבחינה כלכלית. עד היום סייעה המערכת לחברות רבות להימנע מעבירות שונות על חוקי התעסוקה, הביאה להשגת אופטימיזציה בסידור העבודה וסייעה במניעת היעדרויות וחוסר שביעות רצון בקרב מנהלים ועובדים.

• שיבוץ אופטימאלי המאפשר חסכון כספי
• מניעת חריגות רגולציה
• השוואת התכנון לדיווחי הנוכחות בפועל

מערכת סידור העבודה מכילה תהליכי Best Practice מתוך ניסיונה של חילן עם לקוחות רבים, וכן מותאמת באופן ייחודי לפי דרישת כל לקוח.

תכולת מערכת סידור העבודה 

• תכנון עבודה ברמה יומית, שבועית וחודשית החל מרמת העובד הבודד ועד לרמת הארגון.
• מערכת חוקים גמישה המאפשרת לארגון לקבוע את מדיניות תוכניות העבודה לכל יחידה בארגון, לדוגמה: מינימום ומקסימום משמרות לעובד, הפרדה או הצמדה של עובדים, ימי שעות מנוחה בין המשימות ועוד.
• הצגת תמונה ויזואלית של סידור העבודה, המאפשרת הצפה נוחה של חריגות.
• יכולת שינוי גמישה של תוכנית העבודה באופן דינאמי ועצמאי במהלך החודש השוטף.
• כלי בקרה לבדיקת תכנון מול ביצוע, עד לרמה היומית.
• מתן גישה לעובדים: צפייה בסידור עבודה שנקבע לעובד, הגשת בקשה לשינוי בסידור העבודה ועדכון השעות הפוטנציאליות של העובד.
• ניהול תהליכים של בקשות עובדים לשיבוץ או לשינוי ואישור או דחייה של מנהל סידור העבודה.

יתרונות המערכת 

• בקרת עמידה ברגולציה -חוקי המערכת מוודאים כי לא יבוצעו חריגות שיבוץ אל מול החוק להגברת האכיפה (לדוגמה עבודה מעל 12 שעות, מרווח בין משמרות ועוד).
• חסכון במשאבים - מחליף תהליך ידני ומבוזר בתהליך ממוחשב אחיד ומרוכז, תוך מתן כלי בקרה לכל הדרגים הניהוליים בארגון.
• ייעול תהליכי עבודה - אופטימיזציה של תהליך סידור העבודה ושיבוץ העובדים למשמרות בהתחשב באילוצי הארגון והעובדים.
• דיוק ובקרה מקסימליים של נתוני הארגון והשיבוץ הודות לקישוריות מובנית עם נתוני מערכת השכר של חילן.
• שיפור השירות הניתן לעובד, המקבל גישה ישירה לסידור העבודה שלו וזוכה להתחשבות אופטימלית בהעדפותיו.
• גמישות מירבית - כלים ידידותיים המאפשרים התאמה לצרכים הייחודיים של כל ארגון וטיפול גמיש בשינויים במהלך העבודה השוטפת.
• סינרגיה עם תיק העובד ונתוני השכר - התחשבות בהיעדרות עתידית בעת שיבוץ עובד, בקרות תכנון שיבוץ מול ביצוע של העובדים בפועל, ניהול אוכלוסיות על בסיס נתונים אישיים ומפעליים במערכת השכר ועוד.

מודול בניית תקן לבתי מלון

חילן פיתחה פתרון ייעודי עבור ענף המלונאות לבניית התקן הנדרש לאיוש כל מחלקה ברשת בתי מלון. המערכת בונה תקן ייעודי המחושב אוטומטית לכל מחלקה ברמה היומית על פי תחזית התפוסה של בית המלון, משימות ידועות ואירועים מיוחדים המתוכננים במלון. במסגרת הפתרון מתאפשר תהליך הקצאת שעות לכל מחלקה בבית המלון, בפיקוח ובקרה על ידי הנהלת המלון ומחלקת משאבי אנוש, תוך שיתוף מנהלי המחלקות בשטח.