נוכחות באינטרנט

חילן נוכחות נוכחות באינטרנט

פורטל הנוכחות באינטרנט, הזמין גם באפליקציית ה-Mobile של חילן, הופך את תהליך דווח הנוכחות לעובדים לידידותי ופשוט ומסייע למנהלים לבקר ולפקח בכל נושא ועניין מתחום הנוכחות בקלות רבה, מכל מקום ובכל עת תוך בקרה הדוקה בזמן אמת אחת מהימנות הנתונים. השימוש באינטרנט מייעל את התהליכים, מבטל את הצורך בטיפול ידני עתיר ניירת ומקל במיוחד על עובדים שאינם נמצאים פיזית במשרד, או שעבודתם כוללת ניידות רבה.

מערכת הנוכחות האינטרנטית של חילן מאפשרת:

  • דיווח, עדכון והשלמת נתוני הנוכחות באמצעות האינטרנט - המערכת מאפשרת מגוון רחב של יכולות דיווח נוכחות, דווח כוננות, קריאות פתע ועוד.
  • אישור דיווחי נוכחות על ידי המנהל - המנהל יכול לאשר או לדחות את תיקוני העובדים לנוכחות בהתאם למדיניות המוגדרת של הארגון. 
  • הצגת גיליון נוכחות וריכוז הדיווחים - הצגת פירוט היסטורית גיליונות הנוכחות החודשיים שהופקו לעובד, באופן המבטל את הצורך בהפצה המודפסת ומקל את העומס על מחלקת הנוכחות. 
  • הפקת דוחות בקרה - באמצעות מערכת הנוכחות על פי חתכים יומיים וחודשיים כגון דוח שעות עבודה , פירוט היעדרויות ושעות נוספות, דיווחי נוכחות חסרים, דיווחי היעדרויות ללא טופס אישור, דיווחי ארוחות ועוד.
  • התרעות במייל לעובדים ומנהלים על חוסרים ותיקונים.
  • דוחות בדחיפה למנהלים כגון הצגת עובדים אשר נדרשים לנצל יתרות חופשה.
  • מנגנון אישור שעות נוספות - ניתן להגדיר תהליך של הקצאת שעות נוספות ואישורן ברמת העובד או ברמת היחידה הארגונית. האישור אפשרי ברמה יומית, שבועית או חודשית ובהתאם למדיניות הארגונית.
נוכחות באינטרנט
  • הפקת דוחות בקרה למנהלים
  • בקרה הדוקה אחר מהימנות הנתונים 
  • מערכת סינרגטית לתיק העובד ונתוני השכר
  • חיבור לסידור העבודה - המערכת מציגה למשתמש את הנוכחות בפועל למול מערכת סידור העבודה ומאפשרת למשתמש מורשה לאשר או לדחות דיווחים החורגים מסידור העבודה.
  • חיבור לדיווחי פרויקטים - המערכת מאפשרת לעובד לדווח פרויקטים באופן טבעי ואינטגרלי בממשק הנוכחות.
  • סריקת מסמכים - ניתן להעלות מסמכי היעדרות סרוקים כדוגמת אישור מחלה, טופס מילואים וכדומה ולבזר את תהליך האישור על טפסי ההיעדרות למנהלים. תהליך זה מהווה חסכון תפעולי משמעותי לאנשי הנוכחות בתהליך ניהול הנוכחות החודשי.
  • מגוון פתרונות לארגונים ואוכלוסיות שונות - דווח אינטרנטי של עובדי קבלן, דווחי עובדי הוראה לפי הסכם עוז לתמורה ואופק חדש, דווחי עובדים לפי סידור עבודה, קיוסק דווח במפעלים יצרניים ועוד.
  • פתרון לדווח נוכחות גלובאלי בשפה האנגלית מאתרים מרוחקים בעולם.
  • שעון נוכחות אינטרנטי - שעון נוכחות אינטגרלי כחלק מפורטל הנוכחות אשר חוסך רכישת שעונים בארגונים מבוזרים ומאפשר דווח אמין באמצעות האינטרנט
  • דווח נוכחות מבוסס מיקום בחילן Mobile - כך ניתן לדווח נוכחות מטלפון הנייד באתרים המרוחקים ולוודא כי בוצעו דווחי אמת. 
  • דשבורד למנהלים - למנהל מוצגים אינדקטורים שונים כגון עובדים עם היקף שעות נוספות משמעותי, ריבוי דווחי עבודה מהבית, שעות חוסר לעובדים גלובאלים, ריבוי שעות מחלה ועוד.

שירותי הנוכחות באינטרנט פועלים בסינרגיה עם מערכת חילן HR, שואבים ממנה את הנתונים הרלוונטיים, כגון מצבת העובדים, המבנה ההירארכי של הארגון, זכאויות העובדים ועוד.
ניתן לשלב בין תהליכי הנוכחות לבין תהליכי Work Flow שונים בפורטל ה- Self Service של חילן. לדוגמא, ניתן להגדיר תהליך WorkFlow של החזר הוצאות נסיעה המוודא כי דווח ההוצאות בוצע ביום של נוכחות בפועל.