בקרות נוכחות - יש דבר כזה!

מעבר לטעויות חישוב נוכחות (המשפיעות כאמור על השכר), ניהול תקין של נוכחות עובדים כרוך במידה רבה גם על יישום נכון של דיני העבודה בכל הנוגע לניהול שעות העבודה של העובדים. כך לדוגמה, המערכת תעבד באופן תקין את סה"כ שעות העבודה לתשלום עבור עובד שעבד 14 שעות ביום עבודה מסוים , אך על פי חוק שעות עבודה ומנוחה, עבודה מעבר ל-12 שעות ביום אסורה בדרך כלל, ועל ארגונים לבקר ולטפל בנוכחות עובדיהם שאינם עומדים בדרישות אלו.

בניגוד לסברה המקובלת, לא ניתן לאתר טעויות נוכחות בשלב בקרות השכר (באמצעות בקרות שכר) ולמעשה טעויות נוכחות שאינן מתגלות בשלב סגירת הנוכחות משתרשות במערכת השכר ומשפיעות באופן שלילי על שכר העובדים ו/או על הוצאות הארגון, כמעט לא קיים סיכוי לאתרן בשלב מאוחר יותר. לפיכך, שלב תהליך בקרת הנוכחות החודשי הינו שלב חיוני טרם ביצוע בקרות השכר שבשלב סגירת השכר החודשי.

כמו בבקרות שכר, איתור טעויות נוכחות בזמן ובאופן יסודי ומלא, טרם שהן משפיעות על השכר, מחייב פעולה יזומה חודשית של מי שאמון על ניהול הנוכחות בארגון, על בסיס מתודולוגיית בקרה מוגדרת ומכלול של דוחות המכסים את צורכי הבקרה.

אך מהן בקרות אלו?  איך ומתי הן משתלבות במחזור השכר החודשי? האם קיימת שכבת בקרות מוגדרת הניתנת למימוש בכל סוג של ארגון אשר יכולה להבטיח איתור מקסימלי של חריגים וטעויות נוכחות?

אין ספק ששלב הבקרה הוא שלב מאתגר בשל ריבוי סוגי האוכלוסיות ושונות הסכמי ההעסקה הקיימים בה. עדכוני הרגולציה התכופים שחווה שוק ההעסקה בישראל בשנים האחרונות לא מקלים כמובן על העניין.

על פי ה Best Practice של חילן, תהליך בקרת הנוכחות צריך להתבצע על ידי גורם מוגדר בארגון האחראי על תפעול הנוכחות. אין הכרח שאחריות זו תהיה נתונה בידו של חשב השכר הארגוני, אך ללא ספק נדרשת פונקציה שבקיאה במדיניות ההעסקה של הארגון ובעלת יכולת לבחון, להצליב ולבקר את שעות הנוכחות של אוכלוסיות העובדים אל מול חוקת הסכמי ההעסקה המוגדרת במערכת הנוכחות והרגולציה, לתרגם הסכמי העסקה חדשים או שינויים בהסכמי העסקה קיימים לכדי דרישות אפיון יישומיות והלוגיקה הנגזרת מכך וכן לנתח מסקנות ומגמות ניהוליות מהתנהלות שעות העבודה ואופן השפעתן על הפריון הארגוני (Productivity).

הסברה השגויה שתפקיד ניהול נוכחות הוא תפקיד אדמינסטרטיבי-טכני במהותו היא סברה שגויה מיסודה, במיוחד בארגונים בעלי אופי תעשייתי או פרויקטלי, ולאור המורכבות והדינמיות ההולכת וגוברת ברגולציה בתחום האכיפה וההעסקה בישראל גם ארגונים שבהם הסכמי ההעסקה פשוטים יחסית נדרשים לפונקציה ייעודית בעלת הכישורים הנדרשים לניהול הנוכחות.

בארגונים אלו וברבים אחרים, תחום ניהול הנוכחות אינו נופל במורכבותו מתחום ניהול השכר ולעיתים אף מורכב יותר.

מתוך הבנת אתגרים אלו, פיתחה חילן בשנים האחרונות תחום מקצועי חדש בשם  "חשב נוכחות" בעל מרכיבי תפקיד ייעודים לניהול ותפעול הנוכחות החודשי השוטף וכן מסלול הכשרה ייעודי המספק לבעלי תפקיד אילו את הידע, הכלים והמיומנויות הנדרשות לניהול ותפעול מקצועיים של מערך הנוכחות החודשי בארגונים בישראל.

האיור שלפניכם מציג תרשים זרימה של שלבי העבודה בתפעול הנוכחות והשכר החודשיים.

בקרת הנוכחות צריכה להתבצע בשני שלבים עיקריים:

• במהלך כל החודש ועד לשלב סגירת מערכות הנוכחות לדיווחי עובדים ואישורי מנהלים (שלב 1 בתרשים)
• בשלב בקרת הנוכחות – לאחר עיבוד טסט נוכחות וטרם עיבוד נוכחות סופי (שלב 5 בתרשים)

יש להקפיד שעיבוד סופי של הנוכחות יתבצע טרם ה Cut-Off של השכר, כך שנתוני נוכחות מחושבים סופיים יועברו למערכת השכר לפני חישוב טסט שכר ראשון.

בקרות הנוכחות מורכבות ממספר קבוצות בקרה הבודקות את מערך הנוכחות החל מבדיקות תקינות ושלמות הנתונים הגולמיים המועברים למערכת, דרך תקינות הניתוח של שעות העובדים בהתאם להסכם וכלה בבקרות ייעודיות לאוכלוסיות ומקרים חריגם ובקרות רגולציה.

בדומה ל Best Practice בתחום בקרות השכר, גם במקרה זה אנו ממליצים לחשבי הנוכחות להגדיר את בקרות הנוכחות בשלוש רמות:

1. שכבת בקרות בסיסיות (בקרות מינימום) - המינימום ההכרחי של בקרות נוכחות שיש לקיים ברמה חודשית או תקופתית
2. שכבת בקרות מותאמת– בנוסף לשכבת הבקרות הבסיסיות, שכבת בקרות זו כוללת בקרות בהתאם לסוג ומאפייני הארגון (לדוגמה: אוכלוסיית עובדים שעתיים, עובדים במשמרות וכיו"ב)
3. שכבת בקרות משתנה/תקופתית - רשימת דוחות בקרה המשתנה בהתאם לאירועים מיוחדים משתנים של הארגון (לדוגמה, בקרת ניתוח חגים, ימי כיף וכיו"ב)

ההחלטה על סט הבקרות החודשיות המינימליות תלויה לעיתים רבות במאפייני ההעסקה הייחודיים של הארגון והיקף העובדים. יחד עם זאת, הבקרות הבאות מומלצות בכל ארגון שהוא ללא קשר לסוג האוכלוסייה או גודל הארגון:

• בדיקת פריקת שעונים (פיזיים) - וידוא שלא קיימת תקלה בשעוני הנוכחות הפיזיים ושרשומות שעות הכניסה והיציאה עוברות באופן שלם ותקין למערכת הנוכחות.
• תגים חסרי שיוך - איתור תגי נוכחות שאין להם שיוך לעובד במערכת
• שגויי דיווח (עובדים) – בדיקת תקינות שיוך של עובדים להסכמים, בקרה על החתמות של עובדים לא פעילים, בקרה על עובדים חסרי אישור לטופס מחלה ועובדים עם חוסרי דיווח או דיווחים חלקיים.
• דיווחים לא מאושרים - הפניית תשומת ליבם של מנהלים על דיווחי עובדים הממתינים לאישורם, על מנת שישלימו אישורים אלו לפני סגירת חודש הנוכחות, חישוב והעברה לשכר.
• רגולציה – בקרות שמטרתן לוודא שנוכחות העובדים תואמת את דרישות הרגולציה, כגון: בקרת חריגה בשעות עבודה יומיות, בקרת חריגה בשעות נוספות  שבועיות, בקרת עבודה במנוחה שבועית, חופשה רציפה וכיו"ב.
• עובדים ששינו סטטוס – בקרה שנועדה לוודא שדיווח וניתוח הנוכחות של עובדים ששינו סטטוס (עובדים חדשים/מסיימים/חל"ד וכו') או עובדים ששינו הסכם או עברו לכל סטטוס אחר שיש לו השפעה על ניתוח הנוכחות השוטף - הינו תקין.
• עובדים שעתיים - בדיקה שנוצרו סמלי תשלום בגין אוכלוסיית השעתיים.
• מילואים - איתור עובדים אשר דיווחו מילואים ולא צרפו אישור / לא התקבל בגינם טופס שמ"פ, ווידוא התאמה בין תאריכי המילואים כפי שדווחו על ידי העובד לבין הדיווח שבוצע במערכת וכן מעקב אחר עובדים שדיווחו מילואים ועדיין לא שלחו אישור מילואים.
• בדיקת ניתוח וחישוב הסכמי נוכחות – אחת הבקרות החשובות ביותר בתהליך הבקרות החודשי. במסגרת בקרה זו יש לבצע בדיקה מדגמית של תקינות ניתוח שעות העבודה בכל הסכם, בהתאם ללוגיקת הניתוח המצופה מההסכם.
• בקרת דיווחי רטרו - מטרת בקרה זו לבדוק את תקינות ההפרשים שנוצרו בגיליונות הנוכחות עקב דיווחי רטרו של עובדים, שינויים בנתונים איכותיים המשפיעים על ניתוח הנוכחות (הולדת ילד, שינוי הסכם וכו') או שינוי רטרואקטיבי בחוקת הנוכחות של הארגון.
• בקרות ימים מיוחדים - בקרת תקינות ניתוח נוכחות עובדים בימי החגים, ביום בחירות, במעבר בין שעון חורף/קיץ וכו'.

באופן טבעי, קצרה היריעה מלפרט כאן על כל אחד מדוחות הבקרה שלעיל, אך ללא ספק איכות ורמת הבקרה תלויה באופן משמעותי בכלי הבקרה העומדים לרשות חשב הנוכחות ובניסיון והידע העומדים לרשותו באופן תחקור הנתונים ואיתור החריגים.

במסגרת הפעילות השוטפת של הנוכחות, מתבקשים פעמים רבות שינויים ביישום הסכמי נוכחות קיימים או הקמה של הסכמי נוכחות חדשים כחלק משינויים שוטפים במדיניות ההעסקה הארגונית. בין אם מדובר על תוספת של סמל דיווח חדש או שינוי שגרת החישוב של סמל דיווח  קיים וכיו"ב, שינויים אלו המבוצעים על ידי צוותי היישום בחילן דורשים גם הם בקרה כחלק מתהליך סגירת הנוכחות החודשי.

אף על פי ששינויים אלו נבדקים בחילן מיד בתום יישומם, בקרה על תקינות היישום כחלק מתהליך סגירת הנוכחות הינה הכרחית.

באופן טבעי, בבקרות מסוג זה קיימת נטייה לתת דגש על הסמלים והחישובים הרלוונטיים שהתווספו ו/או התעדכנו במסגרת ה Change Management, אך במקרים רבים תקלות עלולות להיווצר דווקא במקומות הלא צפויים. זאת כיוון שבשל האוטומציה המרובה הקיימת במערכת חילן, קיימים קישורים לוגיים רבים בין רכיבי הנוכחות ושגרות החישוב הכוללים אותם. כך שלעיתים לשינוי שעל פניו נראה קטן ומקומי קיימת השפעה על רכיבי נוכחות ושגרות חישוב במעגל שני או שלישי.

על כן ההמלצה היא בנוסף לבקרה הספציפית הנוגעת למהות השינוי בהסכמים/אוכלוסיות הרלוונטיות, לבצע גם בקרה נוספת על יתר האוכלוסיות/הסכמים שלכאורה אינם צפויים להיות מושפעים מהשינוי.

בנוסף יש לבחון את ממד הזמן : לבחון סיטואציה של השינוי כאשר הוא מתבצע רטרואקטיבית ובנוסף, להמשיך ולעקוב אחר השינוי גם בתקופת הנוכחות העוקבת (חודש לאחר ברכיב בעל אופי חודשי או שנה לאחר מכן ברכיב בעל אופי שנתי).

את יישום הבקרות יש לממש באמצעות הכלים שמספקת מערכת הנוכחות התפעולית והמערכות הנלוות לה המשמשות את הארגון. מנגנון בקרות איכותי יציע מספר כלים באמצעותם יוכל חשב הנוכחות לנהל, לנתר ולבקר באופן יסודי – מהיר את מערך הנוכחות השוטף של הארגון.

מערכת הנוכחות של חילן כדוגמה, מספקת מגוון של אפשרויות וכלים באמצעותם יכול חשב הנוכחות לנהל את תפעול הנוכחות השוטף של הארגון וכן ליישם ולממש את מערך הבקרות שתוארו לעיל ומגוון רחב של בקרות נוספות ובכלל זה:

• דוחות המועברים בדחיפה לעובדים, מנהלים ואנשי קשר מוגדרים מתוך הארגון (כגון נציגי HR) באמצעות מערכת אינטרנטית חכמה המהווה את תשתית איסוף ואישור שעות הנוכחות של העובדים (החילנט).
• הפקת דוחות מוגדרים ו ad-hoc באמצעות מחולל דוחות דינמי המאפשר שליפה והצלבת נתונים מהירה בהתאם להגדרות חשב הנוכחות.
• שימוש בגיליונות נוכחות מחושבים - חלק משמעותי מהבקרות מבוססות על בדיקה ויזואלית של גיליונות נוכחות מחושבים ובדיקת סבירויות תוצאות ניתוח הנוכחות אל מול ההסכמים לכל סוג אוכלוסייה.

יישום איכותי של בקרות הנוכחות מחייב את אחראי הנוכחות להכיר לעומק את אפיוני הסכמי הנוכחות שעל בסיסם מתבצע ניתוח הנוכחות לכל הסכם והסכם ואת התנהגות מערכת איסוף השעות לדיווחי העובדים כפי שאופיינה בשלב ההקמה.

מומלץ מאוד להחזיק עותק ולתחזק באופן שוטף את אפיוני הסכמי הנוכחות, כחלק מתהליך תפעול הנוכחות השוטף.

במערכת נוכחות קיימת גמישות רבה ביותר בהגדרת הסכמי העסקה המשפיעים על ניתוח הנוכחות וסה"כ השעות המועברות בסופו של דבר לתשלום. כך למעשה מערכת הנוכחות עלולה להוות (ומהווה בפועל) מקור מרכזי לטעויות שכר. טעויות נוכחות לא ניתנות לאיתור בשלב בקרות השכר (באמצעות בקרות שכר) ובמידה ולא מתקיים בארגון תהליך בקרות חודשי, יזום ומובנה, ישתרשו טעויות אלו במערכת השכר כמעט ללא שום סיכוי לאתרן בשלב מאוחר יותר. לפיכך, שלב תהליך בקרת הנוכחות החודשי הינו שלב חיוני טרם ביצוע בקרות השכר שבשלב סגירת השכר החודשי.

למרות שהבקרות המוצגות במאמר זה אינן כוללות את כל סוגי הבקרות שניתן לבצע, ובוודאי כל חשב נוכחות צריך להוסיף ולבצע התאמות למבנה הסכמי ההעסקה הייחודים של הארגון אותו הוא משרת, שימוש במתודולוגיה המוצגת כאן ובכלי בקרה מתקדמים, יסייעו לייעל את תהליך הבקרה של הנוכחות ובסופו של דבר לצמצם טעויות בשכר העובדים.

שירות ה- BPO של חילן (Business Process Outsourcing) מאפשר לארגונים להוציא למיקור חוץ את תפעול מנגנון השכר והנוכחות הארגוני תוך שהוא מפנה את גורמי המטה לטפל במדיניות ההעסקה הארגונית ועיבוי תהליכי הבקרה. למידע נוסף >>>

השירות ניתן כיום לעשרות לקוחות, גדולים וקטנים כאחד, ממגוון קשת התעשייה הישראלית.

לפרטים נוספים אנא פנו אלינו: marketing@hilan.co.il , 03-6383356.

עוד בחילן: מערכת שכר נוכחות | ניהול שכר