טעויות שכר קורות, אך ניתן לעצרן בזמן!

19.11.2015

טעויות שכר קורות והן יכולות לנבוע מסיבות רבות. טעויות שאינן מתגלות בזמן עלולות בסופו של דבר להשתרש במערכת השכר ולהשפיע באופן שלילי על שכר העובדים ו/או הוצאות הארגון ולפגוע באמון שבין העובדים לארגון.

 

דיויד רד, מנהל תחום BPO

איתור טעויות שכר טרם שהן משפיעות על השכר, בזמן ובאופן יסודי ומלא, מחייב פעולה יזומה חודשית של חשב השכר ומאשר השכר.

במסגרת מאמר זה נציג עקרונות בקרת שכר מתוך ה Best Practice של חילן על בסיס מתודולוגיית בקרה מוגדרת ומכלול של דוחות המכסים את כל צורכי הבקרה.

אך מהן בקרות אלו? איך ומתי הן משתלבות במחזור השכר החודשי ומה חלוקת העבודה הנכונה בין חשב השכר ומאשר השכר במימוש בקרות אלו? האם קיימת שכבת בקרות מוגדרת הניתנת למימוש בכל סוג של מפעל אשר יכולה להבטיח איתור מקסימלי של חריגים וטעויות נפוצות?

שאלות אלו ואחרות נשאלות לא אחת גם על ידי חשבי שכר, מנהלי כספים ומשאבי אנוש מנוסים. אין ספק ששלב הבקרה הוא שלב מאתגר בשל מורכבות מערך השכר בישראל וריבוי סוגי האוכלוסיות וההסכמי ההעסקה הקיימים בה. עדכוני הרגולציה התכופים שחווה שוק ההעסקה בישראל בשנים האחרונות לא מקלים כמובן על העניין. 

במאמר זה אנסה לענות על חלק משאלות אלו תוך הצגת עקרונות בקרת שכר המבוססת על ה  Best Practice של חילן בניהול ותפעול השכר עבור מאות לקוחותיה ממגוון קשת המשק הישראלי, והיכרות מעמיקה עם נקודות הכשל הקיימות בתהליכי בקרת השכר בישראל.

 

 

1.  מי אמור לבצע את בקרות השכר?

על תהליך בקרת השכר להתבצע בשני שלבים ובשתי רמות:

א. בקרה תפעולית – השלב הראשון בתהליך הבקרה הנעשה על פי רוב על ידי חשב השכר. בקרה זו מתאפיינת בבדיקות פרטניות עד לרמת העובד ותיקונים בקובץ האב של השכר במקרים של איתור טעויות.

ב.  בקרה ניהולית – השלב השני של הבקרה המתבצע בתום או במקביל לבקרה התפעולית והיא נעשית ברוב המקרים על ידי מאשר השכר – בד"כ מנהל כספים או מנהל משאבי אנוש של הארגון. בקרה זו היא  "בקרת על" טרם חישוב השכר הסופי ומאפשרת גם מעקב אחר מגמות השכר החודשיות.

Audit

שני שלבי הבקרה : תפעולי וניהולי  

 

2.  מתי יש לבצע את הבקרות?

בהתאם לרמות הבקרות שתוארו לעיל, בקרות השכר יבוצעו בשני מועדים:

  • בקרות תפעוליות - מומלץ לבצע לאחר טסט ראשון וטרם ביצוע טסט שני
  • בקרות ניהוליות - מומלץ לבצע לאחר טסט שני וטרם חישוב שכר סופי

Audit _location (1)

מיקום הבקרות בלו"ז השכר החודשי

3.  מה הבסיס להשוואת הנתונים?

הבסיס להשוואת הנתונים במסגרת בקרת השכר החודשי הוא בעיקר חודש נוכחי מול חודש קודם. באמצעות השוואה זו ניתן להתייחס לנתונים באופן יחסי ולאתר שינויים חשודים באופן יעיל יותר.
את ההשוואה ניתן לבצע מרמת הסמלים התוצאתיים ועד לרמת הסמלים הבודדים, ביחס לעובד או אוכלוסייה. 

4.  מה הסדר הנכון של הבקרה?

אין תשובת בית ספר לשאלה זו. באופן עקרוני הקו המנחה הוא לקבוע את הבקרה על בסיס סדר הגיוני, לדוגמה: מרמת על לרמת עובד, מרמת עלות עד לרמת תשלומים/ניכויים, מרמת אוכלוסייה לרמת מרכיביה וכיו"ב.

umbraco.MacroEngines.PropertyResult
  • מודול בקרת שכר
  • מחולל דוחות 

מודול בקרת שכר

5.  איך מבצעים את הבקרה?

לצורך ביצוע בקרות השכר מומלץ לעשות שימוש במחוללי הדוחות שמציעים מערכות השכר השונות. בחילן לדוגמה, בקרות השכר יבוצעו באמצעות מחולל הדוחות אופק או במודול בקרת השכר הייעודי שפיתחה חילן, המבוסס על מערכת BI מתקדמת.

לצורך ביצוע הבקרות ניתן לעשות שימוש בדוחות המובנים הקיימים במערכות השכר ובהתאם לצורך לבצע בהם שינויים או להגדיר דוחות חדשים לגמרי. דוח מרכזי וחשוב שאנו עושים בו שימוש במחולל הדוחות של חילן (אופק), הוא דוח 175 (מופיע באופק בתפריט רשימת הדוחות המובנים) הכולל רשימה של סמלי שכר, כולל סמלים תוצאתיים (סה"כ עלות, סה"כ תשלומים וכו'), חודש נוכחי מול חודש קודם.

למאשר השכר אנו ממליצים לעשות שימוש גם בדוח המציג תמונה מפורטת של כל רכיבי השכר מתחילת השנה לצורך ביצוע בקרות סבירות תקופתיות (ראה להלן).

6.  איך מבדילים בין חריגה לטעות?

על מנת לבצע בקרה יעילה, יש להגדיר את החריגים אותם רוצים לאתר.

על מנת לאתר חריגים באופן מהיר, יש לחשב בעת ההשוואה בין נתוני שכר חודש נוכחי לקודם את אחוז השינוי ולקבוע סף שכל תוצאה מעליו תוגדר כחריג לתחקור (בד"כ שינוי של 10% או של סכום מוגדר בנתון שכר בין חודש לחודש ייחשב חריג חשוד).

יש לשים לב שלא לא כל חריגה היא טעות ומנגד ישנם חריגים שאינם מותרים. יש לבדוק כל חריג לגופו ובמידת הצורך להיעזר בדוחות נוספים לצורך הרחבת הבקרה ואשרור החריגה.

7.  מהם סמלי הברוטו התוצאתיים ומה ההבדל ביניהם?

ברוב מערכות השכר יש שני סמלי ברוטו תוצאתיים:

  • סה"כ ברוטו למס הכנסה
  • סה"כ ברוטו לביטוח לאומי

שני הסמלים מורכבים מסמל סה"כ תשלומים וסמל סה"כ שוויים (הטבות בשווה כסף).

ההבדל בין סה"כ ברוטו למס הכנסה לסה"כ ברוטו לביטוח לאומי הוא שבאחרון לא נכללים תשלומים הניתנים בעת ניתוק יחסי עובד מעביד (לדוגמה: פדיון חופש למסיים, הודעה מוקדמת, מענק וכיו"ב).

בדוחות בקרה עושים שימוש ברוב המקרים  בסמל סה"כ ברוטו למס הכנסה למעט בבקרות הקשורות למסיימים בהן מומלץ לבדוק את שני הסמלים.

8.  ממה מורכב סמל העלות?

בדרך כלל סמל עלות מורכב מסה"כ תשלומים וסה"כ הפרשות מעביד. הפרשות מעביד כוללות: הפרשה לביטוח לאומי, גמל, פיצויים, אובדן כושר עבודה וקרן השתלמות.

על דוחות בקרת שכר לכלול בקרות על סמלים אלו מתוך מטרה לאתר חריגה בתשלומים או חריגה בהפרשות לקופות (רלוונטי בעיקר לאוכלוסיית העובדים הגלובליים).

9.  מהם סמלי הניכויים ומה ההבדל ביניהם?

ברוב מערכת השכר יש שני סמלי ניכויים:

  • סה"כ ניכויי חובה - סמל זה מציג את סה"כ החיובים שנוכו מהעובד בגין מס הכנסה, ביטוח לאומי וגמל.
  • סה"כ ניכויי התחייבות -  סמל זה מציג את סה"כ הניכויים שנוכו מהעובד שאינם ניכויי חובה.

ניכויים אלו מנוכים מהנטו לאחר ניכויי חובה ולפני נטו לתשלום.

בתהליך בקרת השכר חשוב לתת דגש רב יותר על סה"כ ניכויי חובה  על מנת לאתר חריגות בחישוב המיסוי בעוד שבקרה על סה"כ ניכויי התחייבות היא בקרה טכנית במהותה ומטרתה לבדוק טעויות הקלדה של סכומי ניכויי הרשות וכן בדיקה שניכויים אלו לא חרגו מסך 25% מסך התשלומים.

10.  מהם סמלי הנטו ומה ההבדל ביניהם?

ברוב מערכות השכר יש שני סמלי נטו תוצאתיים:

  • נטו לפני ניכויי התחייבות. סמל זה מחושב לאחר חישוב המיסוי על הברוטו + הניכויים לקופות ולפני ניכויי ההתחייבות.
  • נטו לבנק - זהו הסכום הסופי שמועבר לבנק לאחר כל הניכויים. 

בבקרות בהן קיימת בדיקה של נטו בדרך כלל הסמל הנבדק הוא סמל נטו לפני ניכויי התחייבות. בקרת נטו על ידי סמל זה תאפשר איתור חריגים ללא ההשפעה של ניכויי ההתחייבות.

11.  אילו בקרות עליי לבצע כחשב שכר?

כאמור, בקרות השכר של חשב השכר צריכות להיות פרטניות עד לרמת העובד לצורך איתור של טעויות פוטנציאליות ותיקונים בקובץ האב בהתאם. המלצתנו לחשבי שכר הוא להגדיר לעצמם סט בקרות חודשי מינימלי (הכוונה לדוחות בקרה שאותם יש להפיק מדי חודש) בתוספת בקרות המשתנות בהתאם לאירועי השכר השונים במהלך השנה (לדוגמה תשלומים חד פעמיים, עדכוני שכר תקופתיים, הבראה, בקרות מיסוי במפעלים שמתאפיינים בריבוי תיאומי מס וכיו"ב).

ההחלטה על סט הבקרות החודשיות המינימליות תלויה לעיתים רבות במאפייני השכר הייחודיים של המפעל. באופן זה, ביצוע בקרת ברוטו חודש נוכחי מול חודש קודם מתאים בעיקר לאוכלוסייה של עובדים חודשיים ופחות לאוכלוסייה של עובדים שעתיים.

הבקרות הבאות מומלצות בכל מפעל שהוא ללא קשר לסוג האוכלוסייה או גודל המפעל:

  • השוואת ניכוי והפרשה לקופות בין חודשים ובדיקת ההרכב הפנסיוני לעובדים חדשים
  • בדיקת חסרי קופות
  • בקרות הצלבה (כגון: בדיקת נתונים איכותיים לעובד, שילוב סמלים הכרחי, שילוב סמלים אסור וכיו"ב)
  • בקרת חסרי סמלים
  • בקרת אוכלוסיות חריגות (חל"ד/חל"ת, מסיימים, עובדים חדשים)
  • בקרות רגולציה
  • השוואת נקודות זיכוי
  • בקרת חשבונות בנק 

באופן טבעי, קצרה היריעה מלפרט כאן על כל אחד מדוחות הבקרה שלעיל, אך ללא ספק איכות ורמת הבקרה תלויה באופן משמעותי בכלי הבקרה העומדים לרשות חשב השכר ובניסיון והידע העומדים לרשותו באופן תחקור הנתונים ואיתור החריגים.

12.  אילו בקרות עליי לבצע כמאשר שכר?

כפי שצוין לעיל, תפקידו של מאשר השכר שונה מהותית מתפקידו של חשב השכר. בעוד חשב השכר אמור להקדיש זמן ייעודי ולבצע בקרות עד לרמת העובד והסמל, תפקידו של מאשר השכר יהיה בביצוע "בקרת על" טרם החישוב הסופי לצורך מעקב אחר מגמות השכר החודשיות (גידול/קיטון בעלויות השכר) ובהתאם לצורך ביצוע תחקור נקודתי על נתונים החשודים כחריגים.

כנגזרת מכך, היקף הבקרות של מאשר השכר יהיה מצומצם יותר אך מנגד יכלול בקרות המאפשרות קבלת תמונה רחבה של השכר עם יכולת תחקור הנתונים עד לרמת העובד.

בקרות השכר הבאות מומלצות למאשר השכר:

  • בדיקה של סה"כ עלויות – חודש נוכחי מול חודש קודם
  • בדיקה של סה"כ ברוטו למס הכנסה – חודש נוכחי מול מחודש קודם
  • בדיקה של סה"כ נטו סופי (לבנק) – חודש נוכחי מול חודש קודם
  • בקרת סמלים מוגדרים שניתנו בחודש השוטף ולא היו בחודש הקודם
  • בקרות סבירות תקופתיות (Periodic Sanity Checks) בניגוד לבקרות החודשיות המבוססות על עיקרון ההשוואה של חודש מול חודש, בקרות סבירות תקופתיות (המבוצעות אחת לרבעון ו/או אחת לחצי שנה) מאפשרות בדיקת ההתפתחות של רכיבי שכר מוגדרים לאורך זמן והן הכרחיות על מנת לאתר טעויות שהשתרשו במערכת השכר ולא התגלו בבקרות השכר החודשיות. דוח המציג תמונה מפורטת של כל רכיבי השכר מתחילת השנה או מתחילת מועד ההעסקה של עובדים חדשים, הוא דוגמה של דוח שכזה; התפתחות חריגה של סמל שכר כלשהו על פני תקופה צריך לעורר חשד ודורש תחקור.

בקרות נוספות המומלצות למאשרי השכר הן בקרות שָלמות. בקרות אלו נועדו על מנת לוודא שהמהלך ממועד העיבוד הסופי של השכר ועד התשלום לעובדים עבר בצורה תקינה. כך לדוגמה ניתן למנוע מקרים שבהם קובץ מס"ב הועבר ואושר פעמיים, או מקרים שבהם חושב והועבר קובץ השכר של חודש קודם.

13.  בקרות במסגרת Change Management (ניהול שינויים)

במסגרת הפעילות השוטפת של השכר, מתבקשים פעמים רבות שינויים ברשומת המפעל כחלק משינויים שוטפים במדיניות השכר הארגונית. בין אם מדובר על תוספת של סמל שכר חדש או שינוי שגרת החישוב של סמל שכר קיים וכיו"ב, שינויים אלו המבוצעים על ידי ספק לשכת השירות או באופן עצמאי על ידי חשב השכר (במערכות ביתיות) דורשים גם הם בקרה כחלק מתהליך סגירת השכר החודשי.

אף על פי ששינויים אלו נבדקים בד"כ מיד בתום יישומם, בקרה על תקינות היישום כחלק מתהליך סגירת השכר הינה הכרחית.

באופן טבעי, בבקרות מסוג זה קיימת נטייה לתת דגש על הסמלים והחישובים הרלוונטיים שהתווספו ו/או התעדכנו במסגרת ה Change Management, אך במקרים רבים תקלות עלולות להיווצר דווקא במקומות הלא צפויים. זאת כיוון שבשל האוטומציה המרובה הקיימת כיום במערכות השכר, קיימים קישורים לוגיים רבים בין רכיבי השכר ושגרות החישוב הכוללים אותם. כך שלעיתים לשינוי שעל פניו נראה קטן ומקומי קיים השפעה על רכיבי שכר ושגרות חישוב במעגל שני או שלישי.

על כן ההמלצה היא בנוסף לבקרה הספציפית הנוגעת למהות השינוי בהסכמים/אוכלוסיות הרלוונטיות, לבצע גם בקרה נוספת על יתר האוכלוסיות/הסכמים שלכאורה אינם צפויים להיות מושפעים מהשינוי

בנוסף יש לבחון את מימד הזמן : לבחון סיטואציה של השינוי כאשר הוא מתבצע רטרואקטיבית ובנוסף, להמשיך ולעקוב אחר השינוי גם בתקופת התשלום העוקבת (חודש לאחר מכן בתשלום חודשי או שנה לאחר מכן בתשלום שנתי).

שימו לב שהאחריות על ביצוע בקרות Change Management הן גם של חשב השכר וגם של מאשר השכר.

14.  שמירה על אמיתות, מהימנות ויעילות הבקרה

הצורך לאפשר בקרות "רמת על" עם יכולת תחקור מהירה לעד לרמת העובד והסמל הבודד, מכל מקום בדוח, מחייב כלי בקרה שונים מאלו העומדים לרשות חשב השכר. מאשרי שכר (מנהל כספים או מנהל משאבי אנוש) על פי רוב יתקשו להשתמש באותם כלי בקרה תפעוליים העומדים לרשות חשב השכר. הכלים העומדים לרשות חשב השכר דורשים על פי רוב היכרות מעמיקה יותר עם מרכיבי השכר הפרטניים וההיכרות עם הפונקציונליות שלהם דורשת ניסיון ושימוש תדיר בכלים. מסיבה זו, מאשרי שכר רבים נאלצים להסתפק בדוחות אקסל מורכבים שמועברים אליהם על ידי חשבי השכר שלהם ובמקרים בהם יש צורך לתחקר נתון בדוח, לעיתים רבות נדרשים דוחות נוספים ואינטראקציה נוספת על חשב השכר, עניין הגוזל זמן יקר הן של חשב השכר והן של מאשר השכר.

בנוסף, מנקודת מבט של ניהול סיכונים וכחלק מצורכי אבטחת ומהימנות מידע – ארגונים רבים מחייבים (ובצדק) הפרדה מוחלטת בין מקורות המידע של שני הגורמים (חשב שכר ומאשר שכר) המשמשים את תהליך הבקרה. על פי תפיסה זו, קבצי בקרה (אקסל) המועברים מחשב השכר למאשר השכר אינם עומדים בקריטריונים של בקרה מהימנה בשל החשש שקבצים אלו עשויים לעבור מניפולציה בדרך.

מסיבה זו, חלק ממאשרי השכר מבצעים בקרת שכר נוספת לאחר חישוב השכר הסופי (כלומר לאחר שבוצע תשלום שכר לעובדים ופקודת השכר הועברה) על מנת לוודא את מהימנות תוצאות החישוב וחלק מתהליך של מניעת מעילות. מיותר לציין שפרקטיקה זו אינה הפרקטיקה המומלצת ומעבר לכך שאין היא מהווה פתרון לבעיה, היא גם לא יעילה.

בדיוק לשם כך פיתחה חילן את מודול "בקרת שכר" המיועד למאשרי שכר, כגון: מנהלי כספים ומנהלי משאבי אנוש. המודול פותח על בסיס ה Best Practice של חילן בתהליך בקרת שכר ומספק למאשר השכר לוח מכוונים ידידותי הכולל אינדיקטורים שונים אודות השכר החודשי עם יכולת תחקור מהירה וידידותית עד לרמת העובד הבודד. המערכת אף מציפה למאשר השכר את הנתונים המוגדרים כחשודים ואשר דורשים את תשומת ליבו. באופן זה תהליך אישור השכר הופך למהיר ומדויק.

המערכת יושבת הלכה למעשה באופן ישיר על בסיס הנתונים של מערכת השכר ומופרדת באופן מוחלט מסביבת העבודה של חשב השכר כך שהמידע המוצג למאשר השכר הינו מהימן ובלתי אמצעי. באופן זה עונה המערכת הלכה למעשה לבעיות שקיימות היום בתהליך סגירת השכר על ידי מאשרי שכר כפי שתואר לעיל.

15.  לסיכום

בקרת שכר היא ללא ספק אחד התהליכים המורכבים יותר בתהליך השכר החודשי. בעוד שיתר תהליכי העבודה מוגדרים ומוכתבים במידה רבה על ידי הרגולציה, תהליך בקרת השכר הוא אחד מהתהליכים הפחות מוכרים והפחות מובנים ובמידה רבה תלויים ברמת הידע והניסיון של העוסקים בדבר. משום כך השונות הקיימת באופן בקרת שכר בין ארגון לארגון, חשב שכר לחשב שכר ומאשר שכר למאשר שכר הוא כה גדול עד שלעיתים שני בעלי תפקיד עלולים להגיע לתוצאות ומסקנות שונות בתהליך הבקרה.

למרות שהבקרות המוצגות במאמר זה אינן כוללות את כל סוגי הבקרות שניתן לבצע, ובוודאי שכל חשב שכר ומבקר שכר צריכים להוסיף ולבצע התאמות למבנה השכר הייחודים של הארגונים אותם הם משרתים, שימוש במתודולוגיה המוצגת כאן ובכלי בקרה מתקדמים, ייסעו לייעל את תהליך הבקרה ולשפר את איכות תוצריו.

למאמרים