חילן HR ניהול מסמכים דיגיטלי
הסכמי תעסוקה, צילומי תעודת זהות, תעודת תואר, סיכום ראיונות, תיעוד שימוע, אסמכתאות על הכשרות והסמכות ועוד הם חלק אינטגרלי מניהול מחזור החיים של העובד בארגון. חילן מציעה פתרון ניהול ממוחשב של מסמכי העובד כתחליף לתיק העובד הידני. הנתונים משולבים במערכת משאבי האנוש בחילן. הניהול הממוחשב של מסמכי העובדים מביא להתייעלות תהליכי עבודה, חוסך בנייר ובשטחי אחסון, הופך את הארגון לירוק יותר ומאפשר מתן שירות טוב יותר לעובדים ולמחלקות נוספות בארגון.
הפתרון מאפשר:
- קליטת מסמכים פשוטה וידידותית אשר יכולה להיות מבוצעת על ידי סורק, מסמכים מהאימייל, הפקת מכתבים מתוך מערכת חילן, גרירת קבצים הקיימים במחשב ועוד.
- תמיכה במגוון גדול של קבצים כולל קבצי Office, Outlook, PDF ועוד.
- קטלוג המסמכים לפי נושאים שונים בתיק העובד (מסמכי הדרכה, סיכומי שיחות עם העובד וכו').
- קישור בין המסמכים לבין אירועים שונים המתועדים במערכת לגבי העובד.
- חיפוש חכם במסמכים לפי מאפיינים שונים כגון: שם, תעודת זהות, מספר עובד, מחלקה ועוד.
- דפדוף ידידותי ונוח בין המסמכים.
- סימון הערות והדגשות על גבי המסמכים כגון: פתקיות צהובות, טקסט על גבי המסמך, הודעות כתובות, הדגשות צבעוניות.
- אבטחת מידע - יכולת מידור של הגישה למסמכים השונים לפי בעלי תפקידים.
- ייעול תהליכי עבודה ושיפור השירות לארגון
- התמקדות בתהליכי בקרה
- מיצוב גוף ה- HR והשכר כחדשניים
סריקת מסמכי היעדרות על ידי העובדים
התהליך החודשי של איסוף אישורי מחלה, חופשה ומילואים מכלל העובדים בארגון ובדיקתם מהווה נטל משמעותי על אנשי משאבי האנוש והשכר בארגון. ארגונים העובדים עם מערכת הנוכחות של חילן באינטרנט יכולים להנות משירות נוסף אשר מפחית את עומס הטיפול בניירת זו - מודול טעינת מסמכי היעדרות כחלק מתהליך הדיווח האינטרנטי.
העובדים יכולים לצלם את אישורי המחלה, המילואים והחופשה בטלפון חכם או לסרוק אותם בסורק ולצרף אותם ליום ההיעדרות המדווח בפורטל הנוכחות האינטרנטי. המנהלים יכולים לצפות באישורי העובדים ולאשר או לדחות את דיווח ההיעדרות בהתאם, ואנשי השכר ומשאבי האנוש יכולים להתמקד בתהליכי בקרה במקום לעסוק בבדיקת המסמכים ואישורם. תהליך זה מסייע בייעול תהליכי עבודה ובמיצוב גוף ה- HR והשכר כחדשניים.