סיפורי הצלחה

"כלקוח ותיק של חילן פנסיה, שיתפנו לאחרונה פעולה בפיילוט של שירות חדש אשר משקף את סטטוס התשלומים באופן מלא לעובדים. באמצעות אפליקציית חילן פנסיה

ב-Mobile, העובדים מקבלים מידע אודות סטטוס קליטת התשלומים הפנסיוניים שלהם בגופים המוסדיים. זה פיתוח מדהים ותואם את תפיסת עולמנו בשטראוס מים: שיתוף העובדים ושקיפות מלאה"

ומה אומרים העובדים?

• "אחלה פיצ'ר, מרכז לנו את הפקדות לקופות הגמל, שאפו לך ולצוות" (דוד, איכות)
• "יופי של מהלך ונראה יופי במערכת. כל הכבוד" (דן, פיתוח עסקי)
• וואו, זה כ"כ יותר ברור עכשיו! כיף לעבוד בחברה שכל הזמן חושבת על העובדים שלה (עדי, כספים)
• "שימושי מאוד, בדקתי באפליקציה וזה עובד כמו שצריך, תודה רבה (אלעד, אפליקציות)

שירות סטטוס תשלומים לפנסיה באפליקציית חילן Mobile הינו חלק ממגוון פתרונות שמציעה חילן פנסיה, ביניהם:

• תפעול פנסיוני מלא
• סליקה פנסיונית (כולל ביטוחי מנהלים ותיקים משולבים מורכבים)
• טיפול בהיזונים חוזרים
• שירות הכנת דוחות פיצויים ויתרות לטופסי 161

לפרטים נוספים >>>

"אפליקציית חילן פנסיה ב- Mobile, מעניקה לנו ראש שקט, פוטרת את חשבי השכר מהקלדות למערכת השכר ומהמרדף אחרי טופסי הצטרפות.

כשהתחילה רפורמת קרנות ברירת המחדל, ידענו שעובדים רבים יבחרו בקופות פנסיה אחרות ויצטרכו לחתום על טופסי ההצטרפות. נדרשנו להיערך לעבודה ידנית שבוצעה על ידי אנשי השכר ומשאבי האנוש בארגון, החל מקבלת הטופס החתום ע"י העובד, העברה לקרן הפנסיה המתאימה ועד לפתיחת הקופה במערכת השכר של חילן.

כיום, באמצעות חילן פנסיה ב-Mobile , העובד חותם על טופסי ההצטרפות באופן דיגיטלי והשליחה ליצרנים נעשית באופן אוטומטי ע"י חילן פנסיה. היות ובחרנו קרן ברירת מחדל, עובד שאינו מממש את זכותו לבחור בקרן אחרת, מצורף באופן אוטומטי לקרן ברירת המחדל. החיבור למערכת נתוני השכר מהווה יתרון גדול.  

שדרוג משמעותי עבור העובדים. תהליך ההצטרפות נעשה באפליקציה, באופן דיגיטלי, פשוט וידידותי. הקופות ודמי הניהול מוצגים לעובדים והם יכולים לבחור ולהחליף קופות כרצונם, ללא צורך בעבודה ידנית של חשבי השכר.

מה חיפשנו?
ייעול תהליך הפצת הטפסים לעובדים, מילוי הטפסים והחזרתם ליחידת השכר
ייעול תהליך המעקב ושליחת התזכורות
הזנה אוטומטית של השינויים ישירות למערכת השכר
אפשרות לתיעוד דיגיטלי לטווח הארוך

מה הרווחנו? את כל מה שחיפשנו ועוד...
צמצום ההתערבות הידנית וטעויות ההקלדה
חסכון בזמן
אפשרות לצרף אישורי מס
הקפדה על שדות חובה אשר מנעו מילוי חלקי של הטפסים
מעקב ושליטה על סטטוס ההגשות ושליחת תזכורת ממוקדות בהתאם

"אחד מהשיקולים שעמדו מאחורי ההחלטה להשתמש בפתרון "טופס טיולים דיגיטלי" של חילן בנספרסו, הינו העובדה שמחצית מעובדי החברה מבוזרים בנקודות מכירה ברחבי הארץ. השימוש בטופס טיולים דיגיטלי של חילן מקל על כולם, גם על העובד וגם על הפונקציות הרלוונטית בארגון.
המודול מאפשר להקים מס' טפסים המשוייכים לאוכולוסיות השונות ובכך מונע הפצה מיותרת של טופס טיולים לפונקציה ארגונית שאינה רלוונטית לעובד.
בעבר, חתימה על טופס הטיולים הצריך מבעלי תפקידים רבים בארגון להיות פנויים בכל רגע לחתימה וטיפול בקליטה ובסיום העסקה והבנו שזו דרך מעט מיושנת ומסורבלת.

ברגע שהכרנו את האפשרות לעבור לטופס דיגיטלי לא חשבנו פעמיים. כיום הגורם המטפל יכול לבחור מתי נוח לו לטפל בטופס, והטיפול נעשה ללא הפרעה ממשית. בנוסף, השימוש בטופס דיגיטלי מאפשר לנו לקבל מעקב מהיר ומהימן לגבי סטטוס מילוי הטופס בלחיצת כפתור.
התוצר הסופי מאפשר לנו שקט, והידיעה ששום דבר לא נשאר פתוח מקנה לנו תחושת בטחון וראש שקט.
חשוב לציין שתהליך ההטמעה הינו מהיר ביותר, ידידותי למשתמש ונעשה בשיתוף פעולה פורה אל מול המיישמים"

למידע נוסף >>>

Tower Semiconductor הינו מפעל המונה למעלה מ-1600 עובדים. לרבים מהעובדים אנו נדרשים לשלם החזרי הוצאות שונים ומגוונים (דלק, הוצאות נסיעה, אירוח וכד').

לפני שהתחלנו להשתמש בפתרון של חילן, העובדים מילאו טפסים לקבלת החזרי ההוצאות, צרפו קבלות והעבירו את הבקשה לסבב חתימות, תהליך שלפעמים לקח זמן רב וההחזר היה מתעכב.

גם אחסון המסמכים היה מסורבל מאוד, מצאנו את עצמנו עם מגירות עמוסות באין סוף ניירות!

היום, כל האסמכתאות סרוקות במערכת וניתן לעקוב אחר היסטוריית הדיווחים בלחיצת כפתור. זמינות המסמכים, שקיפות המידע וכמובן החיסכון בניירת, הינם רק חלק מיתרונות הפתרון של חילן.  הפתרון הדיגיטלי תרם לניהול נכון יותר של החזרי ההוצאות בארגון ולשמירת המידע בתיקו האישי של העובד.

מאחר והמערכת נמצאת בשימוש של עובדים רבים, היה לי חשוב שהמערכת תהיה ידידותית למשתמשים, ולשמחתי המערכת מאוד מאוד ידידותית למשתמשים. התהליך יעיל ומהיר גם למנהל, גם לחשב השכר וגם לעובד, שיכול לעקוב אחר תהליך סבב החתימות עד ההגעה למדור שכר.

חשוב להדגיש כי תהליך ההטמעה מול המיישמים נעשה בשיתוף פעולה פורה עם הצוות שנענה לבקשות השונות ועשה הכל על מנת להתאים את הפתרון לצרכי החברה. לאחר ההטמעה והתנעת התהליך, נדרשנו מדי פעם לעדכונים וקיבלנו שירות מעולה. כל הכבוד!!!

לפרטים נוספים >>>

"חיפשנו כלי דיווח יעיל, שיאפשר לנו לקבל תמונה מלאה של ההון האנושי, לבצע בקרת שכר איכותית וניתוח נתונים רב ממדי ולאורך תקופות שונות.

מערכת חילן BI מעניקה לנו את היכולת להתמודד עם השינויים והאתגרים העסקיים בצורה טובה יותר. יש בידינו מידע אשר מאפשר תכנון טוב יותר של ההוצאות, תזרים המזומנים וההבנה העסקית. אנו עסוקים בניתוח הדוחות ובהסקת מסקנות, ופחות בבניית דוחות.

זמינות המידע ואיכות הנתונים מאפשרים הבנת המצב בכל רגע נתון: מגוון גדול מאוד של מידע נגיש בכל רגע ומענה לשאלות עסקיות חשובות מידיות, ללא צורך בהערכות מוקדמת. הדוחות הניהוליים מאפשרים תכנון טוב יותר של תקציב הארגון, וצרכי כ"א של הארגון.
בהדסה מעסיקים כ- 5,500 עובדים והוצאות השכר מהוות כ- 75% מסך הוצאות הארגון (כ- 1.6 מיליארד ₪ בשנה). לפני התקנת המערכת נדרש לנו זמן רב להפקת דוחות ניהוליים, בד"כ בעבודה ידנית. עבודת ניתוח הנתונים בוצעה ע"י אנליסט, אשר בכל חודש, בהתבסס על עומס עבודה, הוציא ניתוח דוחות קבוע. הוספת ממדי מידע לדוחות השוטפים דרשה הערכות מוקדמת וחלק מהדוחות המבוקשים לא היו זמינים. בקרת השכר בוצעה באופן ידני, והיכולת לנתח את בסיסי הנתונים הייתה מוגבלת.
כשמדברים על יתרונות המערכת אין ספק ששקיפות המידע הינה היתרון המרכזי. אנו מבינים הרבה יותר טוב את העבר, ויכולים לחזות טוב יותר את העתיד, גם כספית וגם איכותית.אנו מתכננים את תזרים המזומנים בצורה מדויקת יותר, כך שבלחיצת כפתור ניתן להבין את קצב הפרישות הצפוי, ותמהיל כוח האדם הנדרש לגייס. אלו נתונים שבעבר לא היו נגישים בקלות, ונדרשנו להפיקם מחדש בכל פעם, באופן ידני.
יתרון מרכזי נוסף במערכת הינו שמרבית הדוחות הנדרשים לעבודה שוטפת מובנים מראש, כך שלא נדרש כל ידע על מנת ליהנות מהמידע. תרגול קצר במערכת יאפשר גם למשתמש פשוט להגיע לכל נתון נדרש. אצלנו בהדסה משתמשים במערכת:סמנכ"ל משאבי אנוש, חשבות שכר, הגזבר, אגף התקציבים וסמנכ"ל הכספים.
חשוב לנו לציין לטובה את הקשר השוטף עם המיישמים בחילן. במהלך יישום המערכת ביקשנו לבצע התאמות שונות, כך שהדוחות יתאימו לצרכי הארגון. קיימנו ישיבות שוטפות עם המיישמים, שמענו את ההמלצות שלהם בנושא והתאמנו את הדוחות בין היתר, בהתבסס על תובנות שלמדנו מהניסיון הנצבר שלהם. גם לאחר שהמערכת עלתה לאוויר, אספנו משובים תוך כדי עבודה, וישבנו עם המיישמים לבצע תיקונים נדרשים".

"תמיד חלמנו על מערכת שתעזור לנו בבקרת השכר, שתחסוך לנו זמן ותגלה בעיות נסתרות.
מערכת בקרת השכר של חילן מעניקה לנו את השקט הנפשי אותו חיפשנו, גם מבחינת לחץ זמן הבדיקות וזמן עבודה לצוות המדור, גם באיתור הבעיות וגם בחיסכון בניירת...

לפני התקנת המערכת התמודדנו עם לא מעט קשיים, ביניהם עניין הזמן, איכות הבדיקה וכמות הניירת בשלב הדפסת הטסטים. היינו מדפיסים את כל התלושים (כ-2800 עובדים!) ובודקים ידנית תלוש תלוש. הייתה מלחמה תמידית נגד הזמן מכיוון שאנחנו משלמים שכר ב-5 לחודש. הבדיקה הצריכה שתי עובדות ובערך יומיים עבודה סה"כ, וגם אז לא ניתן היה לגלות את כל הטעויות.

אני חייבת להודות שבהתחלה מאוד חששנו, כך שבדוחות הבדיקה הראשונים לאחר הקמת המערכת ביצענו במקביל בדיקה ידנית ובדיקה דרך מערכת בקרת השכר. כמובן שהמערכת ניצחה וגילינו באמצעותה יותר טעויות מאשר הבדיקה הידנית.
המערכת איתרה בקלות תקלות שונות כגון, עובדים שלא היו להם תנאים פנסיוניים לתקופה ארוכה, כפילות בסמלים, סמלים אשר לא היו אמורים להופיע בחודש מסוים ועוד.
כיום הבדיקה נעשית על ידי שתי עובדות במקביל וסך זמן הבדיקה לא נמשך יותר משעה אחת. הבעיות צפות בקלות ובמהירות וניתן לבצע תיקונים מבעוד מועד.

דבר נוסף שחשוב לי לציין, הוא הקשר עם המיישמים בחילן אשר מהווה חלק בלתי נפרד מהעבודה השוטפת. המיישם שלנו הוא אחד יחיד ומיוחד, לא היה ולא יהיה כמותו!"

חילן הטמיעה בעיריית פתח תקוה מערכת ניהול בקרת שכר מתקדמת מבוססת BI, אשר מסייעת למבקרי השכר לנהל טוב יותר את בקרת השכר לכל עובדי העיריה על מחלקותיהם, להפחית טעויות בשכר העובדים ולמנוע או לאתר טעויות בזמן הקצר ביותר האפשרי.

ענת שלומוביץ, מנמר"ית עיריית פתח תקוה, אמרה: " כחלק מתכנית העבודה והפעילות המשותפת עם יחידות העיריה, חיפשנו מערכת חכמה שתוכל לסייע לנו בניהול בקרת השכר, הן למינהל משאבי האנוש והן לאגף החשבות. החלטנו לבחור במערכת המתקדמת של חילן וכבר ניתן לראות קפיצת מדרגה באיכות הבדיקות וזמינות המידע. המערכת מאפשרת לאתר חריגות ולקבל חתכי מידע מגוונים . אנו רואים בחילן שותף אסטרטגי לניהול ההון האנושי בעירייה ושמחים על שיתוף הפעולה שנרקם".

הפרויקט הוכתר כפרויקט מצטיין בתחרות מצטייני המחשוב לשנת 2016 של אנשים ומחשבים, חברת חילן מברכת את עיריית פתח תקוה על זכייתה בפרס.

ברודקום הינה חברה בינלאומית לתכנון מעגלים משולבים המיועדים לתעשיית התקשורת, וקיימת משנת 1991. בישראל מעסיקה החברה כ- 500 עובדים.

בינואר 2013 בחרה ברודקום להצטרף לחוג לקוחות חילן וכיום היא נהנת משירותי חילן הכוללים בין היתר: שכר באינטרנט, נוכחות במובייל, נוכחות באינטרנט, פתרון בקרת שכר, 101 דיגיטלי ממוחשב וחשבות שכר. 

בפאנל שהתקיים ללקוחות חשבות שכר אמר סמנכ״ל הכספים של ישראל, מאיר הלברשטם את הדברים הבאים:

"בברדוקום אנו מקפידים על מקצוענות. בכל תהליך בו רכשנו חברה, היינו צריכים להתמודד עם רגולציה ותקנים ורצינו מישהו בחוץ שילווה אותנו, שיהיה שותף מקצועי שלנו, שייתן לנו את ה -comfort שהכל מתבצע כמו שצריך... עם חילן אנחנו מרגישים נוח. אנחנו מרגישים שחילן מבינים אותנו. אנחנו מרגישים מקצועיות... זה הכל בסוף Relationship.״